Die Heizkostenabrechnung beginnt in der Regel mit der Aufstellung aller verschiedenen Heizkosten, die in der jeweiligen Heizperiode angefallen sind, wobei die Heizperiode in der Regel ein Jahr umfasst. Das Jahr der Heizperiode muss allerdings nicht unbedingt mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. Beratungsstellen wo unter anderem bei den Heizkostenabrechnungen geholfen wird sind zum Beispiel in Bremen, Hamburg, Köln, Leipzig, Flensburg und Solingen zu finden. Die erste Position der Heizkostenaufstellung ist normalerweise die Zusammenstellung der Energielieferungen, also eine Auflistung der einzelnen Lieferungen mit Datum, Menge und Preis. Bei Energieträgern, die gelagert werden können, wie Öl oder Kohle, wird außerdem in der Heizkostenabrechnung der Anfangsbestand zu Beginn der Heizperiode dazu gezählt und der Restbestand zum Ende der Heizperiode abgezogen. Bei Energieträgern, die nicht gelagert werden können, wie Gas, muss darauf geachtet werden, dass die getätigten Lieferungen auch wirklich periodengerecht berechnet werden, was am einfachsten ist, wenn der zuständige Energielieferant zum gleichen Stichtag abrechnet, zu dem die Heizkostenabrechnung erfolgt. Als Alternative dazu kann auch der Gaszähler am Stichtag abgelesen werden, um den getätigten Gasverbrauch in der betreffenden Heizperiode exakt bestimmen zu können.
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